6月9日是“國際檔案日”。審計檔案管理是審計機關(guān)的重要基礎(chǔ)工作，審計檔案信息化也是數(shù)字化特派辦建設(shè)的重要組成部分。近年來，審計署駐深圳特派員辦事處高度重視審計檔案信息化建設(shè)工作，認(rèn)真按照審計署關(guān)于數(shù)字化特派辦建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，將審計檔案的信息化納入數(shù)字化特派辦建設(shè)體系，積極探索科學(xué)規(guī)范的審計檔案信息化建設(shè)路子，通過建章立制、強化保障、交流合作等三項措施，切實加強這項工作。目前，該辦已完全實現(xiàn)了紙質(zhì)審計檔案的電子化掃描、網(wǎng)上掛庫和網(wǎng)上借閱查詢等功能，為實現(xiàn)審計信息資源共享奠定了堅實的基礎(chǔ)。

    一是建章立制，夯實審計檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。該辦制定了關(guān)于檔案綜合管理和電子檔案借閱等多項制度，按照數(shù)字化特派辦的要求，明確由辦公室負(fù)責(zé)檔案信息化工作，機關(guān)檔案管理員承擔(dān)具體任務(wù)，同時在各業(yè)務(wù)處設(shè)定兼職檔案員，負(fù)責(zé)審計項目電子檔案歸集工作，形成較為完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。在電子檔案借閱管理辦法中，該辦以流程圖的形式將電子檔案借閱從查詢、申請、審批、察看等各個環(huán)節(jié)予以規(guī)范。同時嚴(yán)格按照保密管理規(guī)定，對借閱電子檔案的存儲和打印等內(nèi)容提出明確要求。

    二是強化保障，切實提高審計檔案資料的利用效率。該辦配備了檔案數(shù)字化建設(shè)專用的電腦、掃描儀等設(shè)備，并連續(xù)七年聘請有專業(yè)涉密資質(zhì)的檔案掃描公司，對全辦的審計項目檔案和文書檔案進行數(shù)字化處理，并將掃描后的數(shù)字化資料按照密級的劃分和保密工作要求，分別上傳至專網(wǎng)和密網(wǎng)的審計管理系統(tǒng)（OA）中，分類建立了電子檔案資料數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了檔案信息資源共享，便于審計人員借閱和查詢，大大節(jié)省了工作時間，提高了審計檔案的利用效率。該辦還通過檔案管理軟件對電子檔案進行管理，實現(xiàn)審計項目、文書、會計、基建檔案的網(wǎng)上查詢、借閱和審批等功能。

    三是加強交流合作，切實提高審計檔案管理的規(guī)范化水平。該辦注重加強審計檔案信息化的交流與合作，積極派出人員參加審計署或地方的檔案培訓(xùn)班，提高審計檔案管理的規(guī)范化水平。同時主動向兄弟特派辦和被審計單位交流學(xué)習(xí)審計檔案信息化管理建設(shè)好的經(jīng)驗與做法。2013年年初，該辦派出人員為華潤（集團）有限公司內(nèi)部審計人員介紹審計檔案管理的做法，積極宣傳審計署和國家保密局聯(lián)合出臺的《審計機關(guān)審計檔案管理規(guī)定》，并就審計檔案信息化管理的有效途徑進行了探討，擴大了影響力，取得了很好的成效。（黃娟）

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